Welk budget voor een kantoorverhuizing volgens de grootte?
Het eerste wat het budget van een kantoorverhuizing bepaalt, is de omvang van het project. Een klein kantoor, een kantoorvloer van een kmo of een hoofdzetel hebben niet hetzelfde volume, niet dezelfde complexiteit en niet dezelfde prijs. Uw bedrijf in de juiste grootteorde plaatsen, is al uw budget afbakenen.
Hier volgen richtcijfers per grootte, te nemen voor wat ze zijn: grootteordes, geen vaste tarieven. Ze passen zich daarna aan de toegang, de IT en de planning aan.
Het budget leest u eerst af aan de grootte, daarna verfijnt het volgens uw situatie. Deze richtcijfers oriënteren, ze vervangen geen offerte.
Twee manieren om te becijferen, vooraf
Er zijn twee manieren om een budget te benaderen, en ze overlappen elkaar.
De eerste rekent per werkplek: reken vaak op 200 tot 300 euro per werkplek, soms maar 100 tot 200 euro voor lichte uitrusting, duidelijk meer als u servers of specifiek materiaal hebt. De tweede rekent op volume: in de orde van 25 tot 60 euro per kubieke meter, met gemiddeld drie kubieke meter kantoormeubilair per werkplek. Die twee benaderingen geven een eerste kader; de rest hangt af van uw situatie.
Het kleine kantoor (enkele werkplekken)
Een klein team, enkele werkplekken, vaak één niveau: het volume is bescheiden en de operatie past meestal in één dag. Reken vaak op 1.500 tot 5.000 euro.
Op die schaal weegt één factor verhoudingsgewijs zwaarder: de toegang. Een verdieping zonder lift of een moeilijke parkeerplaats kan een aanzienlijk deel van de factuur uitmaken. Ook de IT, hoe beperkt ook, telt mee.
De kantoorvloer of de kmo (twintig tot vijftig werkplekken)
Een open ruimte of meerdere bureaus, een omvangrijkere IT, archieven om te beheren: de complexiteit stijgt een niveau. Reken vaak op 5.000 tot 20.000 euro. Ter oriëntatie ziet men voor een twintigtal personen offertes in de orde van 190 tot 350 euro per persoon, naargelang de stad en de complexiteit.
In dit stadium wordt de interne coördinatie een echt aandachtspunt: iemand moet het project aansturen, de aanbiedingen vergelijken op een nauwkeurig lastenboek en de herstart veiligstellen.
De hoofdzetel of de grote organisatie (daarboven)
Meerdere verdiepingen of sites, een omvangrijk IT-park, een kritieke continuïteit van de activiteit, soms een gefaseerde verhuizing: hier weegt de logistiek even zwaar als het transport. Reken op 20.000 tot meer dan 100.000 euro.
Werk buiten de uren of in het weekend, de beveiliging van de gegevens en de fasering om de activiteit niet te onderbreken, worden volwaardige posten.
Het richtcijfer "per werkplek", en de grens ervan
Rekenen "per werkplek" geeft een snelle eerste benadering, ongeacht de grootte. Maar die logica heeft een grens: ze is eerder gunstig voor grote structuren. Voor een kmo kunnen de toegang en de IT de werkelijke kost per werkplek ver boven het gemiddelde richtcijfer doen uitstijgen.
Wat het budget in uw categorie doet schommelen
Ongeacht uw grootte verplaatsen vier factoren de factuur van een bedrijfsverhuizing: de toegang (verdiepingen, meubellift), de IT, de planning (avond, weekend) en de afstand. Houd voor de zekerheid een reserve van ongeveer 10% voor onvoorziene kosten. We lichten die factoren en de opbouw van een offerte toe in aparte artikelen.
Raam uw situatie nauwkeurig
De richtcijfers per grootte oriënteren; ze vervangen geen raming. Om uw werkelijke budget te benaderen:
- maak een duidelijke inventaris van wat verhuist, naar opslag gaat of wordt weggegooid;
- gebruik onze rekenmodule voor een eerste indicatieve raming;
- vraag drie vergelijkbare offertes, na een plaatsbezoek.
Samengevat
Het budget van een kantoorverhuizing leest u eerst af aan de grootte: klein kantoor, kantoorvloer of kmo, hoofdzetel. Daarna verfijnt het volgens de toegang, de IT en de planning. Gebruik deze richtcijfers om u te oriënteren, de rekenmodule voor een eerste raming, en drie vergelijkbare offertes om te beslissen.